Junto al poder financiero: una revisión de los documentos médicos de los hogares de tus clientes

La llamada entra a las 9:15 de un miércoles por la noche, y no es de tu cliente. Es de su hija, Paola, desde un pasillo de hospital. Su papá, el señor Salinas, de 76 años, ingresó hace dos horas. Ella tiene el poder notarial financiero que redactó el abogado de tu cliente, y tú ya hiciste con su custodio el ejercicio de aceptación la primavera pasada. "El fólder está en orden", te dice, "y es el fólder equivocado. En la ventanilla dicen que eso es financiero, que esto es médico y que no me pueden compartir nada."

Armaste con cuidado la parte del dinero. Pero el hospital no lee la parte del dinero.

El expediente financiero suele ser el más completo

Un poder notarial financiero y los documentos médicos responden dos preguntas distintas, ante dos instituciones distintas. El custodio pregunta quién puede mover el dinero. El hospital pregunta quién puede enterarse y quién puede decidir. HHS es claro: un poder que no incluye decisiones de salud no le da a quien lo tiene los derechos HIPAA del paciente. Un poder para decisiones de salud generalmente sí los da, mientras esté vigente: a su agente se le trata como el representante personal del paciente (45 CFR 164.502(g)), en lo que toca a las decisiones que el documento le encomienda. Hay una excepción. Si el proveedor tiene motivos para creer que el agente maltrató o descuidó al paciente, o que podría hacerlo, o si cree que reconocerlo como representante pondría en peligro al paciente, puede negarse a reconocerlo, siempre que, según su criterio profesional, eso sea lo mejor para el paciente. HHS también señala que algunos de estos poderes empiezan a valer de inmediato y otros solo cuando el paciente ya no puede decidir, así que importa qué dice el documento sobre cuándo empieza a valer.

Incluso sin ningún papel, HIPAA permite que un proveedor comparta lo que tenga relación directa con un familiar que participa en el cuidado del paciente cuando el paciente está de acuerdo, o, si el paciente no puede decidir, cuando el proveedor usa su criterio profesional y concluye que es lo mejor para el paciente (45 CFR 164.510(b)). Es un permiso, no una orden, y las normas del hospital suelen ser más cautelosas. La noche de Paola dependió de la enfermera con la que le tocó hablar primero. El plan de un hogar no debería depender de esa suerte.

La revisión de cinco renglones

Agrega cinco renglones a la sección de incapacidad de la revisión anual, y anota la respuesta, la fecha y el lugar de cada uno. No pidas leer el contenido.

• Poder notarial financiero. Está en el expediente y cada custodio lo aceptó por escrito. Nuestro ejercicio de aceptación con el custodio cubre este renglón.
• Agente de salud nombrado. Un poder para decisiones de salud (medical power of attorney o health care proxy), con un suplente. Pregunta si el agente y el suplente saben que fueron elegidos.
• Autorización HIPAA que nombre a los hijos adultos. Los requisitos están en 45 CFR 164.508(c): la autorización debe indicar qué información se comparte, quién la comparte, con quién y para qué, y cuándo vence; debe llevar la firma y la fecha del paciente, y avisar que puede cancelarse por escrito. HHS agrega que la cancelación vale desde que el proveedor la recibe. Pregunta si está nombrado cada hijo adulto que podría presentarse en esa ventanilla.
• Directiva anticipada o testamento vital. Pregunta solo si existe, cuándo se firmó y si la familia sabe lo que dice.
• Copias. Qué médicos, qué sistema hospitalario y qué familiares tienen copia, y la fecha en que alguien lo confirmó por última vez. Pregunta si el portal para pacientes del hospital tiene una opción para un familiar. Eso cambia de un sistema de salud a otro.

Un renglón en blanco no es un fracaso. Es el orden del día de la siguiente reunión.

Hogares multigeneracionales y bilingües

Quienes van a usar los documentos y quienes los firmaron muchas veces viven en idiomas distintos. En muchos hogares el agente es una hija adulta que trabaja en inglés, mientras que el papá firmó en español o nunca leyó el texto en inglés. Hazles tres preguntas: en qué idioma se redactó cada documento, quién en la familia lo puede leer con comodidad y si existe una copia en el idioma en que piensa el padre o la madre.

Algunas agencias estatales publican los formularios en los dos idiomas. El sitio de la Comisión de Salud y Servicios Humanos de Texas, por ejemplo, tiene el Poder para la atención médica y la Directiva a los médicos y familiares o sustitutos en inglés y en español. Si la versión en español es la que vale o solo una ayuda para leer la versión en inglés, es una pregunta para el abogado, no para ti. Y en muchas familias la persona que debería quedar nombrada no es el hijo mayor sino el que vive más cerca, así que pregunta por el mapa de la familia, no solo por el árbol.

Hasta dónde llega tu papel

Tú preguntas, anotas, recuerdas y refieres. No escoges formularios ni los interpretas. Qué documento le toca a qué estado, cómo debe firmarse y qué significa una cláusula son temas legales, y las reglas sobre quién puede opinar de ellos cambian, así que revisa lo que diga el área de cumplimiento de tu firma. Texas, como ejemplo, permite firmar un poder para decisiones de salud ante dos testigos adultos o con un notario que dé fe de la firma. El formulario dice que el agente y el médico que atiende al paciente no pueden ser testigos, y excluye también a otras personas, como los parientes y quienes podrían heredar del paciente; revisa la lista del formulario. Esos detalles cambian de un estado a otro, y es una razón más para dejarle la redacción a un abogado.

Con los clientes, ten clara una diferencia. Un contacto de confianza en una cuenta de inversión es un contacto para la cuenta financiera. No da ninguna autoridad en decisiones de salud. Nuestra guía de la Regla 2165 explica para qué sirve ese contacto.

Cuándo referir a un abogado especializado en derecho de adultos mayores

Refiere cuando la situación del hogar ya rebasa un formulario. Algunas señales para tener presentes:

• No hay un agente de salud nombrado, o el agente nombrado falleció, se mudó o se distanció de la familia.
• Los documentos vienen de otro estado, o el cliente se mudó después de firmarlos.
• Los hijos adultos no están de acuerdo, o la familia es combinada, y quién decide podría convertirse en un pleito.
• Hay un hijo adulto con necesidades especiales y su plan de cuidado tiene que encajar con los documentos del padre o la madre.
• Ya hay alguna duda de si el cliente puede entender lo que firmaría. La firma debe darse mientras todavía puede.

Ponlo en el calendario

Haz de los cinco renglones una sección final de cada revisión anual, con fechas y un recordatorio para repetir la ronda de copias después de un diagnóstico, una mudanza o un médico nuevo. En un plan del hogar en WiseNest puedes repasarlo con toda la familia, en inglés o en español, para que el agente entienda su papel antes de que llegue la llamada. Cuando el miércoles de Paola le llegue a una de tus familias, la respuesta por teléfono será "los papeles están en su fólder y el hospital tiene copias", y la noche será para estar con su papá, no para pelearse con una ventanilla.

Las familias bilingües buscan asesores que planeen pensando en abuelos, padres y nietos, no solo en el cliente. Regístrate en el directorio y sé el asesor que preguntó también por los documentos médicos.

Esto es información general, no asesoría legal. Los formularios y las reglas de cada estado cambian.

De dónde sale esto

• HHS: un poder que no es de salud y los derechos HIPAA (en inglés)
• HHS: un poder para decisiones de salud y el acceso a los expedientes (en inglés)
• HHS: compartir información cuando el paciente no está presente o no puede decidir (en inglés)
• HHS: cómo cancelar una autorización HIPAA (en inglés)
• 45 CFR 164.510(b): participación en el cuidado (en inglés)
• 45 CFR 164.508(c): lo que debe incluir una autorización HIPAA (en inglés)
• 45 CFR 164.502(g): representantes personales (en inglés)
• Comisión de Salud y Servicios Humanos de Texas: formularios de directivas anticipadas
• Código de Salud y Seguridad de Texas, capítulo 166 (en inglés; el formulario del poder para la atención médica y su lista de testigos están en la sección 166.164)